Замена кассового оборудования с 2025: полная инструкция для бизнеса

В этой статье:
1) Какие основные изменения законодательства?
2) Какие требования законодательства кассового оборудования для работы с маркированными товарами?
3) Какое кассовое оборудование выбрать: КСА или программные кассы?
4) Что делать организациям, если в реализации нет маркированных товаров?
5) Пошаговая инструкция для организаций, которые реализуют маркированные товары
6) Что делать интернет-магазинам?

С 1 июля 2025 года вступают в силу новые требования по кассовому оборудованию. Эти изменения требуют от бизнеса своевременной подготовки и адаптации, чтобы избежать сбоев в работе и возможных финансовых потерь.

Согласно законодательству, с 1 июля 2025 года организации обязаны использовать кассовые суммирующие аппараты (КСА) и программные кассы, которые отвечают новым требованиям. Для торговых объектов с площадью более 200 кв. м. и осуществляющих продажу маркированных товаров будет обязательным дифференцированный учёт. Это значит, что необходимо будет автоматизировать учёт товаров. Важно, чтобы информация о наименовании, количестве и стоимости предлагаемых к реализации и реализуемых товарах была в электронном виде.

Важно отметить, что торговые объекты, которые осуществляют приём платежей только в безналичной форме, могут не использовать кассовое оборудование при соблюдении условий. Это установлено ч.4 п.1 Положения № 924/16.

Что необходимо сделать организациям для бесшовного перехода?
— заменить кассовое оборудование
— настроить новое оборудование
— обучить сотрудников работать с оборудованием
— при необходимости интегрировать с программами учёта. Например, с 1С: Розница

Сроки замены либо доработки кассового оборудования согласно план-графику МНС:
— до 01.01.2025 — для организаций, которые осуществляют продажу маркированных товаров
— до 01.04.2025 — для организаций, которые не осуществляют продажу маркированных товаров

Почему важно заранее заменить кассовое оборудование?
1) Избежание сбоев в реализации товаров. Предварительное тестирование нового кассового оборудования поможет избежать проблем с остановкой процесса продаж. Неподготовленность может привести к потерям выручки.

2) Своевременное заполнение номенклатуры товаров в программу учёта. Важно для организаций, которые реализуют маркированные товары.

3) Меньше очереди. По данным Министерства по налогам и сборам 271 тыс. кассовых аппаратов в Беларуси не соответствуют новым требованиям и подлежат доработке либо замене (на 06.10.2024). Если эта проблема не будет решена заранее, это может привести к образованию больших очередей организаций.

4) Административная ответственность за использование кассового оборудования, которое не соответствует новым требованиям. Это предусмотрено статьёй 13.15 КоАП Республики Беларусь и влечёт наложение штрафа в размере до 50 базовых величин, на индивидуального предпринимателя — до 100 базовых величин, на юридическое лицо — до 200 базовых величин.

5) Увеличение стоимости на услуги. С 1 января 2025 услуга по подключению к системе СККО моделей КСА и программных касс будет увеличена и составит 199 руб. 80 коп с НДС.
Кроме того, с 1 января вводятся тарифы на информационное обслуживание для пользователей системы контроля КСА с учётом того применяется оборудование соответствующее законодательству или нет. Данные тарифы будут увеличены в 5 раз. Это означает, что организации, которые не обновят свои кассовые аппараты, столкнутся с повышением затрат.

1) Считывание кода маркировки в формате DataMatrix — для отслеживания товаров от производителя до конечного потребителя

2) Дифференцированный учёт данных о реализуемых маркированных товарах — это значит учёт магазина должен быть автоматизирован. Важно, чтобы информация о наименованиях, количестве и стоимости реализуемых и проданных товарах была в электронном виде. Для этого рекомендуем использовать программу 1С:Розница.

3) Передача данных в систему контроля кассового оборудования (СККО)

Перечень товаров, подлежащих маркировке унифицированными контрольными знаками:

кофе, чай, масло растительное, икра; консервы рыбные, пиво, слабоалкогольные напитки, масло моторное, моющие средства, антифризы, жидкости для использования в электронных системах курения, принтеры, материальные носители для аудио (видео) записей, мониторы, телевизоры, часы.

С 01.02.2024 в перечень добавятся следующие группы товаров, которые подлежат маркировке: соки, безалкогольные напитки, ноутбуки (планшеты), мобильные телефоны.

Перечень товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации: меховые изделия, сыры и мороженое, молочная продукция, обувь, шины и покрышки, отдельные товары лёгкой промышленности.

Чек-лист по выбору кассового оборудования:

1) Соответствие новым требованиям законодательства. Убедитесь, что кассовое оборудование включено в Государственный реестр.
Ознакомьтесь с перечнем моделей здесь.

2) Интеграция с программами учёта. Проверьте, что касса интегрируется с программами учёта, например, с 1С: Розница
Программа 1С:Розница интегрирована с одной из самых популярных моделей кассового оборудования, которая соответствует новым требованиям и включена в Государственный реестр — TitanPos версия ПО 2.2.0

3) Проверенный поставщик. Выберите надёжного поставщика, который обеспечивает техническую поддержку и обучение сотрудников.

Компания ЗАО «Интеллектуальные системы» предлагает полную автоматизацию розничных точек под ключ: от консультации по автоматизации и торговому оборудованию до технической поддержки Клиентов.

Для бесплатной консультации, звоните по телефонам: +375 (17) 305-15-15, +375 (44) 779-32-26

С учётом постоянно обновляющегося списка маркированных товаров, мы рекомендуем рассматривать переход на программные кассы. Даже если вы сейчас не реализуете маркированные товары, то в случае необходимости, вам не придётся приобретать новое кассовое оборудование.

Программная касса — это программное обеспечение, которое используется для выполнения кассовых операций при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг.

Преимущества программных касс:

1) Универсальность — могут устанавливаться на различные устройства: POS-системы, компьютеры
2) Возможность интеграции — с программами учета (1С: Розница)
3)Экономия — более дешёвый вариант кассового оборудования

Важно! Программные кассы должны быть подключены к системе СККО. Алгоритм подключения смотрите здесь

Выбор между традиционным кассовым оборудованием и программными кассами зависит от ваших бизнес-потребностей. Программные кассы предлагают множество преимуществ и могут стать оптимальным решением для современных предпринимателей.

Шаг 1. Обратитесь в ваш центр технического обслуживания касс.
Уточните, доработаны ли ваши кассовые аппараты в соответствии с новыми требованиями законодательства. Важно! Выясните, в какие сроки будут проведены доработки.

Шаг 2. Проверьте, включены ли ваши КСА в Государственный реестр моделей КСА
С перечнем моделей (модификации) вы можете ознакомится здесь

Шаг 3. Выберите и приобретите новое КСА или программную кассу, если для вашего кассового оборудования нет возможности доработки.
Чтобы проверить, посмотрите в перечне КСА, которые не могут быть доработаны.

Для приобретения нового оборудования и заключения договоров на поставку обратитесь к операторам программных кассовых систем или к производителям кассовых аппаратов. В договорах на поставку кассового оборудования указывайте конкретные сроки его поставки и меры ответственности за их несоблюдение.

С 01 января 2025 года вступают в силу новые требования к оборудованию для товаров с обязательной маркировкой. Чтобы избежать проблем и обеспечить соответствие законодательству, организациям необходимо:

Шаг 1. Анализ текущего состояния. Уточните в вашем центре технического обслуживания касс — доработано ли оборудование под новые требования.

Что делать, если КСА не доработано и ваш центр технического обслуживания не даёт конкретной информации, когда касса будет доработана?
Рекомендуем переходить на программные кассы, либо предусмотреть меры выполнения обязательств центрами технического обслуживания КСА.

Шаг 2. Проверьте в перечне Ваше кассовое оборудование. На сайте ИМНС размещены актуальные перечни программых касс и КСА, которые соответствуют новым требованиям. Убедитесь, что ваше оборудование включено в этот список:
Перечень КСА и программных касс, которые могут работать с маркированными товарами (на 04.10.2024)

Шаг 3. Приобретите и настройте сканер 2D кодов.
На сайте datamark.by в разделе «Бизнесу» — «Настройка сканера», содержится список проверенных сканеров, которые совместимы с ГИС «Электронный знак», в том числе инструкции, как их корректно настроить.
Для приобретения сканера обращайтесь в ваш центр технического обслуживания

Шаг 4. Зарегистрируйтесь в ГИС «Электронный Знак», как участник оборота маркированных товаров. Заполните на сайте www.datamark.by заявку на подключение к ГИС «Электронный знак». Ознакомьтесь и присоединитесь к публичному договору с оператором Республики Беларусь. Получите от оператора РБ реквизиты доступа в личный кабинет участника и инструкции для работы в личном кабинете.

Шаг 5. Приобретите электронную цифровую подпись (ЭЦП)
Издание и продление сертификатов ЭЦП осуществляют 12 регистрационных центров Беларуси. Информация об адресах, режиме работы, а также о способах предварительной записи размещена на портале НЦЭУ во вкладке «ГосСУОК/ Полезная информация/ Адреса регистрационных центров»
При наличии биометрического паспорта или идентификационной карты (ID-карты) индивидуальный предприниматель имеет возможность работать в личном кабинете плательщика и направлять различные электронные документы, в том числе подавать налоговые декларации.

Шаг 6. Заключите договор с одним из восьми EDI-провайдеров, которые осуществляют услуги по электронному документообороту (ЭТТН, ЭТН).

Шаг 7. Установите программу для учёта товаров, в которой на основе ЭТТН (ЭТН) будет формироваться база товаров для загрузки в КСА для продажи, и обеспечиваться дифференцированный учёт товаров. Мы рекомендуем программу 1С: Розница

Какие преимущества программы 1С:Розница?
1)Настроена интеграция с программной кассой, которая соответствует новым требованиям законодательства Беларуси
2) Подключение под ключ с настройкой, установкой и обучением сотрудников
3) Автоматизация торговой точки без остановки процесса продаж
4) Срок запуска от 1 дня

Подробнее про возможности программы читайте здесь

Если вы обслуживаете покупателей через интернет-магазин и у вас только безналичный способ оплаты с покупателями. Приём денежных средств вы осуществляете через банковские агрегаторы.
В этом случае организации могут не использовать КСА, но информацию о реализованном товаре нужно подавать посредством API в СККО.
Для того, чтобы упростить процесс управления вашим интернет-магазином, стоит рассмотреть возможность интеграции с 1С:Розница

Программа 1С:Розница позволяет:
1) автоматически обновлять ассортимент — это означает, что вы можете быстро вносить изменения, что особенно важно для поддержания актуальности информации на сайте
2) выгружать цены на сайт — программа позволяет синхронизировать цены между вашим интернет-магазинов и складом, что помогает избежать ошибок
3) отслеживать остатки товаров — это значит, что вы видите актуальные остатки товаров, которые есть на складе

Чтобы оценить текущую ситуацию и выявить области для улучшения, читайте бесплатный чек-лист успешного интернет-магазина

Подготовка к новым требованиям кассового оборудования с 1 июля 2025 года — это задача, которую бизнес должен решить заранее. Компании смогут избежать больших очередей, административной ответственности и повышения затрат на услуги, если заменят устаревшее оборудование заранее. Своевременная адаптация поможет вашему бизнесу работать без сбоев и сохранять конкурентоспособность на рынке.

Не откладывайте подготовку на последний момент — начните действовать уже сегодня!

Читайте другие полезные статьи:
— Чек-лист успешного интернет-магазина: как увеличить продажи: https://isbel.by/check-list-yspeshnogo-internet-magazina/
— Как открыть и автоматизировать торговую точку с 1C:Розница: https://isbel.by/avtomatizaciya-tochki/
— Возможности программы 1С:Розница: https://isbel.by/programmy-1c/roznica/