В некоторых организациях бухгалтерия работает в программе 1С, а кадровики ведут учёт в другом программном обеспечении. В такой ситуации одну и ту же информацию нужно вносить два раза: сначала специалист по кадрам заполняет свою программу, распечатывает приказы и передаёт их в бухгалтерию, а затем бухгалтер по приказам из отдела кадров вносит эти же данные в 1С.
Пример. Кадровик оформил приём на работу — в свою программу учёта он внёс:
- ФИО и паспортные данные работника;
- срок заключённого контракта (трудового договора);
- информацию об оплате труда (оклад, надбавки и т. п.);
- информацию о детях работника и др.
После этого в бухгалтерию передаётся подписанный приказ о приёме на работу, и бухгалтер должен внести данные нового работника в свою 1С. Но чтобы внести такую информацию, бухгалтеру недостаточно приказа о приёме на работу — по законодательству в приказе не указываются паспортные данные работника или его состав семьи. По этой причине бухгалтеры часто требуют предоставить им копии документов работника или прописывать все необходимые им сведения в тексте приказа о приёме на работу.
Какие проблемы возникают при работе в разных программах?
Алгоритм работы, описанный выше, нарушает законодательство:
- о делопроизводстве (избыточная информация в текстах приказов, несоответствие документации формам УСОРД);
- о защите персональных данных (изготовление и хранение копий документов, не предусмотренных законодательством, ст. 4 Закона о защите персональных данных).
Также такая система работы затрудняет обмен информацией между бухгалтерией и отделом кадров и расходует рабочее время сотрудников на дублирование информации (лишние действия, которые можно исключить).
Как автоматизировать кадровый учёт?
Организации обычно рассматривают два основных варианта:
- вести кадровый и бухгалтерский учёт в одной программе;
- использовать разные программы и настроить между ними интеграцию.
Рассмотрим особенности каждого подхода.
ВАРИАНТ 1. Работа специалиста по кадрам и бухгалтера в одной программе
Для этого часто докупается дополнительный модуль либо программа дорабатывается под задачи нанимателя. В результате автоматизации всех процессов в одном программном продукте от обслуживания второй программы наниматель отказывается.
Пример
Бухгалтер работает в 1С, кадровик — в любом другом ПО. Наниматель докупает к программе 1С модуль «1С:Кадры» для ведения кадрового учёта либо частично дорабатывает 1С под кадровика. Результат: кадровый и бухгалтерский учёт ведётся в одной программе. Кадровик вносит в программу кадровые данные:
- персональные данные работников, необходимые для оформления трудовых отношений и расчёта зарплаты (данные паспорта, льготы, состав семьи и др.);
- кадровые действия (приём, перевод, отпуск, увольнение и др.).
Бухгалтер использует внесённую кадровиком информацию для начислений и расчёта заработной платы.
Главное преимущество такого подхода — не нужно повторно вводить одну и ту же информацию в несколько программ.
Если данные изменяются в единой базе, актуальная информация доступна пользователям с соответствующими правами доступа.
Хотите посмотреть, как это выглядит на практике? Запишитесь на бесплатную демонстрацию.
ВАРИАНТ 2. Интеграция между двумя программными продуктами
При этом варианте специалисты продолжают работать в своих программах, но для обмена между ними разрабатывается ещё одна «программа», с помощью которой данные, внесённые кадровиком в его программу, автоматически загрузятся бухгалтеру в 1С.
Какой вариант выбрать нанимателю?
Мы сделали сравнение вариантов:
| Критерий сравнения | Вариант 1. Работа в одной программе | Вариант 2. Интеграция между программами |
|---|---|---|
| Источник данных | Информация в одной базе данных одна и та же. Кто-то из пользователей изменил данные — они у всех изменились. |
Информация находится в двух базах.
Риски по источнику данных: 2) Сбой в момент работы обмена между программами: |
| Безопасность |
Одна система с разграничением ролей и доступов к этой системе. В любой момент можно посмотреть информацию о действиях пользователей (кто и когда какие документы просматривал/изменял). |
Две системы + ещё одна система — это сама интеграция, для которой нужно выстроить дополнительные каналы защиты. Дополнительная настройка интеграции для исключения избыточной обработки персональных данных (система не должна передавать больше данных, чем нужно). |
| Простота работы | Единый интерфейс и логика работы для всех пользователей — это упрощает обучение и взаимозаменяемость сотрудников. Не нужно одновременно работать в двух системах. | Кадровику проще работать в привычной для него программе. Но в случае сбоя интеграции потребуется помощь технической поддержки. |
| Затраты времени и трудозатраты | Исключается двойной ввод данных и ручная передача информации. Переход на единый программный продукт сокращает трудозатраты на рутинные операции до 30% и ускоряет подготовку отчётности на 40%. | Интеграция исключает ручной ввод, но создаёт новые задачи: настройка обменов, мониторинг ошибок синхронизации, сверка данных на стыках программных продуктов. Постоянные трудозатраты на техподдержку интеграции, а в случае сбоя — увеличение трудозатрат. |
| Стоимость обслуживания |
Разовые затраты на покупку дополнительного модуля 1С и начальное обучение пользователей работе с программой. Ежемесячная оплата техподдержки может быть минимальной, если пользователи хорошо изучили программный продукт. |
Разовые затраты на разработку интеграции значительно превышают покупку дополнительного модуля 1С и обучение пользователей. Интеграция также требует постоянной поддержки и доработок (например, при изменениях/доработках в основных программах требуется также доработка интеграции). |
Из анализа в таблице видно, что работа всех подразделений в одной программе имеет больше плюсов, чем разработка интеграции для обмена между разными программами.
Посмотреть подробнее, что может делать кадровик в программе 1С, можно здесь.
Хотите понять, подойдёт ли «1С:Кадры» вашей организации? Оставьте заявку — специалисты помогут подобрать решение и расскажут о возможностях программы.
