Какой самый страшный сон главного бухгалтера, кроме налоговой проверки и визита гос. контроля? Верно, ежегодная инвентаризация товарного склада, основных средств (ОС) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Мало кто из нас любит эту рутинную и трудоёмкую операцию. В период инвентаризации работа склада практически парализуется, останавливаются продажи, офис тоже уходит в «поля» — разбираться с недостачей и пересортицей.
Часто эту «приятную» работу проводят в период новогодних отпусков (каникул), чтобы свести потери бизнеса к минимуму.
Инвентаризация помогает контролировать ОС и ТМЦ, выявить недостачи и пересортицы, тем самым скорректировать данные по бухгалтерскому учёту.
Ошибки при проведении инвентаризации могут негативно сказаться на финансовом состоянии компании. В этой статье мы рассмотрим 10 наиболее распространенных ошибок, и предложим способы их избежать.
10 ошибок проведения инвентаризации:
1) Фиктивная инвентаризация — инвентаризация проводится формально, только на бумаге, без фактической проверки наличия ОС и ТМЦ. Это искажает данные бухгалтерского учёта и отчётности, а также может повлечь за собой проблемы с налогообложением.
Для избежания этой ситуации важно проводить инвентаризацию в полном объёме, фиксируя фактическое состояние всех активов.
2) Проведение инвентаризации отдельных ОС и ТМЦ со слов сотрудников. Для точности необходимо проводить фактическую проверку каждого актива, а не полагаться на слова материально-ответственных лиц и других сотрудников.
3) Отсутствие договоров о материальной ответственности с работниками, что делает невозможным достоверный учет ОС и ТМЦ и их инвентаризацию. Чтобы избежать этого, необходимо заранее заключать такие договора и фиксировать ответственность каждого сотрудника за вверенные ему активы.
4) Нехватка времени — часто инвентаризация проводится в спешке, что может привести к ошибкам в подсчётах. Для избежания этой проблемы можно использовать современный способов проведения инвентаризации с помощью RFID меток. Она позволяет сканировать сотни ОС и ТМЦ за секунды, а также экономит трудовые ресурсы.
5) Неверное оформление документов по инвентаризации — нет подписей материально ответственных лиц, подписей членов комиссий. Не должно быть помарок в документах.
6) Игнорирование состояния активов — при инвентаризации часто внимание уделяется только количеству активов, а их физическому состоянию — нет. Это может привести к тому, что непригодные к эксплуатации активы останутся в отчётах.
7) Проверка фактического наличия активов без участия материально ответственных лиц — важно, чтобы проверка фактического наличия активов проводилась только при обязательном участии материально ответственных лиц.
8) Отсутствие указания сроков проведения инвентаризации в приказе — для избежания данной ошибки, рекомендуем использовать готовые шаблоны приказов в 1С:Бухгалтерия для Беларуси.
9) Приказом не утверждён состав инвентаризационной комиссии.
10) Материально-ответственное лицо (МОЛ) входят в состав комиссии. Согласно законодательства, МОЛ в состав инвентаризационных комиссий не включаются.В то же время они участвуют при проверке фактического наличия активов и обязательств (п. 20 Инструкции № 180). Если во время инвентаризации МОЛ не может присутствовать, то можно продлить сроки инвентаризации, но с соблюдением установленных предельных сроков её проведения, или рассмотреть вопрос о смене МОЛ.
Во время проведения инвентаризации часто возникают ошибки человеческого фактора. Допущение ошибок при подсчёте или записи данных может привести к неверным результатам.
Как избежать большинства ошибок?
Представляем «палочку-выручалочку» и современный способ проведения инвентаризации — RFID-инвентаризацию.
RFID-инвентаризация — это метод автоматической инвентаризации, который используют радиоволны. К каждому предмету крепятся уникальные метки, которые отправляют зашифрованные данные о себе на ТСД. Этот подход значительно упрощает процесс инвентаризации, минимизирует ошибки и экономит время.
Какие преимущества RFID-инвентаризации?
— скорость — сканирование всех ОС в помещении за несколько секунд
— удобство — интеграция с программой 1С
— отсутствие ошибок — сверка проводится автоматически, а не вручную
— экономия ресурсов — оптимизация бюджета благодаря снижению трудозатрат.
Для кого актуальна инвентаризация с помощью RFID-меток?
— для организаций, у которых много объектов имущества
— для компаний, которым сложно физически определить местонахождение ТМЦ и ОС. После считывания данных с RFID-меток бухгалтер получает полную картину: наличие ТМЦ или ОС, кто за них отвечает, правильно ли они учтены, и кто — материально ответственное лицо (МОЛ) — закреплен за каждым объектом.
— для предприятий, у которых неточные результаты и наличие ошибок при инвентаризации
— для учреждений, у которых есть путаница с оформлением движения ТМЦ и ОС
— для организаций, у которых высокая вероятность порчи имущества
— для компаний, у которых есть желание внедрять инновации и быть флагманом отрасли
Как проводится RFID-инвентаризация?
1) Выгрузка данных ТМЦ и ОС из программы 1С от ЗАО «Интеллектуальные системы» на терминал сбора данных
2) Нанесение RFID-меток на ТМЦ и ОС (один раз)
3) Привязка RFID-меток к ТМЦ и ОС
4) Сканирование всех RFID-меток одним кликом на сканере
5) Загрузка данных с наличием ТМЦ и ОС из ТСД в программу 1С
6) Быстрая сверка учётных значений с фактическим наличием. Формирование необходимой отчётности
Что необходимо для RFID-инвентаризации?
— Программа 1С:Бухгалтерия для Беларуси от ЗАО «Интеллектуальные системы»
— Терминал сбора данных с RFID-считывателем и программой DM.Invent
— RFID-метки разных размеров и моделей
— Внедрение и настройка всего комплекса
— Обучение Пользователей
Компания «Интеллектуальные системы» предлагает комплексное решение RFID-инвентаризации «под ключ» и помогает выбрать всё нужное оборудование
Для руководителей RFID-инвентаризация позволяет:
автоматизировать процедуру инвентаризации:
— минимизировать ручной труд
— сократить человеческие ресурсы и время на проведение инвентаризации
— хранить и видеть всю информацию о движении активов в одной системе
— быстро получить отчёты и ведомости
— избежать случайных ошибок
— оптимизировать бюджет
Для бухгалтеров RFID-инвентаризация позволяет:
— сократить время на проведение инвентаризации
— уменьшить вероятность ошибок
— упростить получение и печать отчётности
Практический кейс: проведение RFID-инвентаризации у клиента
Благодаря успешному кейсу, проект RFID-инвентаризации получил признание на республиканском уровне и занял 3-е место в номинации «Лучший проект» на конкурсе «Лидеры цифровой экономики». Эта награда подчеркивает важность и актуальность применения цифровых технологий в современном бизнесе.
Этот успех стал ярким свидетельством эффективности внедренных решений и их значимости для современного бизнеса.
Цели внедрения RFID-инвентаризации:
— снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, при учёте и пересчёте основных средств
— улучшения контроля за материальными ценностями
— повышение производительности труда за счёт ускорения процесса инвентаризации
— оптимизация затрат — сокращение времени и ресурсов
Эффект RFID-инвентаризации
Внедрение RFID-технологий у клиента дало следующие положительные результаты:
1) уменьшение времени в 2 и более раз: 1 минута на кабинет с ТМЦ 30-40 единиц
2) быстрое получение актуальных сведений о техническом состоянии и фактическом наличии ТМЦ и ОС
3) перепроверка некоторых ТМЦ по первичным фото, которые делаются на этапе ввода ТМЦ
4) возможность быстрой внеплановой инвентаризации и при смене МОЛа
Внедрение технологии RFID-инвентаризации стало успешным шагом к оптимизации учёта и контроля материальных ценностей. Использование современных технологий позволило значительно повысить эффективность процессов, снизить количество ошибок и улучшить управление ОС. Этот кейс демонстрирует, как инновационные решения могут трансформировать бизнес-процессы.
Для тех, кто хочет внедрить RFID-инвентаризацию в своей организации предлагаем комплексное решение.
Что включает решение RFID-инвентаризация «под ключ»?
— Программа 1С — настройка интеграции бухгалтерской программы с модулями для RFID-инвентаризации
— RFID-оборудование — помощь с выбором и закупкой RFID-оборудования
— Внедрение и обучение — внедрение и обучение пользователей, консультирование в рамках АО
Свяжитесь с нами для получения консультации по подключению RFID-инвентаризации «под ключ»: +375 (17) 305-15-15, +375 (44) 779-32-26
