В статье:
1) Что такое Кадровый электронный документооборот?
2) Какие действия можно осуществлять нанимателю и сотруднику в электронном виде?
3) Что необходимо для перехода на КЭДО?
4) Алгоритм взаимодействия в электронном виде по трудовому отпуску
5) Как предоставить трудовые отпуска в программе «1С: ИС Кадры»?
По законодательству, с 1 января 2024 года наниматели и сотрудники могут подписывать кадровые документы с помощью КЭДО.
В Трудовом кодексе была добавлена новая статья 29-1, которая определяет правила для совершения действий в электронном виде между нанимателем и сотрудником.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет вести кадровое взаимодействие с сотрудником по некоторым документам в электронном виде.
С помощью КЭДО специалисты по кадрам могут быстро ознакомить или уведомить сотрудника: распоряжениями, приказами, уведомлениями. Это упрощает работу отдела кадров, экономит время и ресурсы, а также снижает риск потери или повреждения документов.
Кому подойдет кадровый ЭДО?
→ компаниям с удалённой работой
→ организациям, где сотрудники находятся в других городах
→ учреждениям с комбинированным вариантом работы: часть сотрудников удалённо, часть — в офисе
→ компаниям, которые стремятся упростить процесс ведения кадрового учёта
→ компаниям, которые следят за инновационными решениями
Какие взаимодействия можно осуществлять в электронном виде?
— предупреждение работника
— получение согласия от работника
— ознакомление работника, в том числе под подпись, с ЛПА, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями, иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде
— обращение работника к нанимателю
— другие действия, предусмотренные ТК
Какие взаимодействия нельзя осуществлять нанимателю в электронном виде?
— заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности
Какие преимущества перехода на КЭДО?
Для руководителя:
→ сокращение расходов на документооборот с сотрудниками
→ быстрое согласование и оформление документов
→ возможность удалённого подписания документов
Для специалиста по кадрам:
→ оптимизация работы и снижение затрат
→ возможность интеграции с программой 1С
→ хранение документов в электронном архиве
→ согласование, ознакомление и подписание документов за доли секунды
→ контроль за статусами документов в онлайн
→ дистанционное оформление документов с другими офисами и удаленными сотрудниками
→ одним из первых разобраться в новой теме и использовать как свой профессиональный опыт
Что необходимо для перехода на КЭДО?
1) Разработка и принятие внутренних локальных правовых актов (ЛПА) — положение об КЭДО, правила использования подписей, приказы о внесении изменений в трудовые и коллективный договоры и т.д.
В ЛПА мы рекомендуем прописывать:
— порядок доступа — кто из сотрудников сможет работать с документами
— перечень кадровых документов, которые будут осуществляться в электронном виде
— подразделения и отделы сотрудников, в которых будет осуществляться КЭДО
— сроки подписания документов
— порядок хранения электронных и гибридных дел — например, в 1С: ИС Кадры можно хранить документы в личной карточке сотрудника
После разработки ЛПА обязательно необходимо уведомить сотрудников о внесенных изменениях и правилах работы с КЭДО.
2) Программа для кадрового учёта 1С: «ИС Кадры» — для автоматизации кадровых процессов, хранения всех документов одном месте, с удобным и быстрым поиском нужных документов.
3) ЭЦП для руководителя организации — для подписания документов используется USB-носитель ключевой информации Avbign или Avpass.
4) Программно-технические средства — для идентификации сотрудника: ЭЦП мобильных операторов (А1, МТС) либо корпоративная почта.
Если вы выберете корпоративную почту, следует заключить дополнительное соглашение с ЭДиН о регистрации домена.
Кадровые документы только начинают переходить в электронное пространство. Для того, чтобы попробовать КЭДО, важно «есть слона по кусочкам» и начинать перевод с одной полной процедуры. Мы предлагаем запустить перевод в КЭДО с автоматизации и отпусков.
Алгоритм взаимодействия в электронном виде по трудовому отпуску
Шаг 1. Специалист по кадрам автоматизирует кадровый учёт с 1С: «ИС Кадры» и создаёт шаблоны всех документов, которые могут быть переведены в электронный вид.
Шаг 2. Организация подписывает дополнительное соглашение с ЭДиН, регистрирует корпоративный домен и электронные почты сотрудников. ЭДиН создаёт личные кабинеты сотрудникам.
Шаг 3. Специалист по кадрам размещает шаблон заявления о предоставлении отпуска.
Шаг 4. Сотрудник скачивает шаблон, заполняет и прикрепляет в личный кабинет ЭДиН. Подписывает через ЭЦП или корпоративную почту в личном кабинете.
Шаг 5. ЭДиН обрабатывает документ: появится оттиск подписи сотрудника и подпись провайдера.
Шаг 6. Специалист по кадрам видит подписанное заявление в электронном виде и формирует в 1С «ИС: Кадры» приказ об отпуске.
Шаг 7. Руководитель организации подписывает приказ об отпуске с помощью ЭЦП.
Шаг 8. Сотрудник видит уведомление и подписывает через ЭЦП или через корпоративную почту в личном кабинете.
Шаг 9. ЭДиН обрабатывает приказ: появится оттиск подписи сотрудника и подпись провайдера.
Шаг 10. Специалист по кадрам загружает приказ в карточку сотрудника через 1С «ИС: Кадры».
Шаг 11. Бухгалтерия видит приказ об отпуске в программе и далее производит расчёт отпускных.
Как предоставить трудовые отпуска в программе «1С: ИС Кадры»?
Для оформления трудового отпуска специалисты по кадрам:
Заполняют поля в документе:
→ ФИО сотрудника — программа помогает подобрать автоматически, вручную прописывать не нужно.
→ период отпуска и вид отпуска (например, трудовой).
2) Проставляют количество дней отпуска согласно заявления сотрудника либо графика отпусков. Остаток трудового отпуска программа рассчитывает автоматически.
3) Создают приказ: специалисты только проставляют литеру, автоматически присваивается номер и дата приказа.
4) Выбирают и назначают виды начислений для сотрудника, например, «Единовременная выплата на оздоровление».
Специалисту по кадрам не нужно дополнительно вести учёт выплат пособия на оздоровление, при попытке назначить повторно, программа предупредит об этом.
5) Выводят на печать печатную форму приказ прямо в программе
По умолчанию в программе установлена форма приказа под бланк организации, которая соответствует требованиям законодательства Республики Беларусь.
Макеты приказов можно настроить под Вашу организацию. Есть возможность загрузить шапку в макет приказа.
В печатную форму «Приказ» автоматически подгружается:
— количество дней отпуска, начало и окончание
— вид отпуска
— информация о выплате пособия на оздоровление.
Далее этот приказ Вы можете отправить через сервис ЭДиН для подписания сотруднику и нанимателю.
Альтернативный способ предоставления трудового отпуска — через текущие задачи.
Что такое «Текущие задачи»?
В программе 1С: «ИС Кадры» есть напоминания о задачах, которые необходимо выполнить кадровику по графику.
Текущие задачи, которые можно настроить в программе:
1) продление контракта
2) предоставление трудового отпуска, запланированного по графику
3) вернуть сотрудника на прежнее место после временного перевода
4) поздравить сотрудника с днем рождения
5) истекает срок действия паспорта сотрудника
6) меняется процент надбавки за стаж
7) можно вносить свои напоминания
Для оформления трудового отпуска с использованием «текущих задач» специалисты по кадрам:
1) Видят в текущей задаче период трудового отпуска сотрудника
2) Вводят количество дней трудового отпуска сотрудника, который указан в остатке.
3) Выбирают необходимые начисления, например «Пособие на оздоровление».
4) Формируют печатную форму — приказ в программе
В «1С: ИС Кадры» можно вести социальные отпуска, по уходу за ребёнком и другие.
Как составить график отпусков в программе?
1) Программа «1С: ИС Кадры» автоматически:
→ заполняет остатки трудового отпуска
→ переносит всю информацию по сотрудникам из необходимого подразделения
2) Кадровик заполняет дни отпуска по месяцам
Если вы написали больше дней отпуска, чем положено сотруднику. Программа не даст вам провести документ и выдаст сообщение об ошибке и укажет допустимое количество дней.
3) Специалист по кадрам формирует печатную форму график отпусков для вывода на печать.
Подытожив, специалисты по кадрам при формировании отпусков в программе 1С: «ИС Кадры»:
→ формируют документы в программе и распечатывают из 1С
→ автоматически рассчитывает правильное количество дней отпуска
→ защита пользователя
→ без дублирования данных
Подробнее посмотреть программу и как предоставлять трудовые отпуска вы можете в видео: https://youtu.be/9CUoGHVQ73c
График и предоставление отпусков — это одна из многочисленных задач кадровиков. Без использования современной программы 1С «Кадры» — не обойтись. Ведение кадрового учёта в программе 1С упрощает работу специалистов, экономит время, ресурсы и бюджет.
Преимущества использования программы:
— автоматизация кадровых процессов
— без дублирования данных — специалист по кадрам вносит информацию, которую использует бухгалтерия
— удобный и быстрый поиск нужных документов
— все документы в одной программе
— сокращение времени на получение информации и предоставляемых для этого документов
— сокращение расходов на печать, отправку и хранение
Какие возможности есть ещё в программе 1С: «ИС Кадры»?
— приём на работу сотрудника
— дополнительная работа: работа в выходные и сверхурочные
— кадровые изменения
— повышение квалификации и аттестация, формирование ПУ-2, учёт стажа работы, воинский учёт
— отчёты: 1-т Кадры и др.
Как подключить 1С: «ИС Кадры»?
Заполните форму и наш менеджер свяжется с вами.
Смотрите также подробное видео «Кадровый электронный документооборот (КЭДО): что это такое и как перейти»:
Отдел продаж:
+375 (17) 305 15 15, +375 (44) 779 32 26
А какие ещё документы можно перевести в электронный вид?
— EDI — сообщения: заказ, ответ на заказ, уведомление об отгрузке
— электронные накладные (эТН, эТТН)
— электронные акты, счета, договоры и прочие юридически значимые документы
— внутренние документы организации
Читайте об этом подробнее в статье: https://isbel.by/obmen-electronic-documents-v-1c/
