Заказчик:

Учреждение дополнительного образования взрослых «Государственный центр повышения квалификации руководящих работников и специалистов «Жилком» основан в 1993 году. На протяжении более 30 лет успешно выполняет задачу обучения руководящих работников, специалистов и рабочих системы жилищно-коммунального хозяйства, а также других отраслях экономики.

Краткое описание:

В ЦПК руководящих работников и специалистов «Жилком» был проведен бизнес-анализ с последующим написанием Технического задания, что в последующем привело к комплексной автоматизации бухгалтреского и управленческого учета с помощью программных продуктов «ИС:Автоматизация бизнеса 8», «ИС:Управление учебным центром 8», «ИС:Автоматизация бизнеса 8. Зарплата и Кадры». Между данными конфигурациями настроен бесшовный обмен данными.
Внедрение программных продуктов позволило:
— комплексно автоматизировать бизнес-процессы учреждения;
— сократить время на выполнение поставленных задач;
— снизить механические ошибки сотрудников за счет уменьшения ручного ввода данных;
— обеспечить полноценную базу данных сотрудников, учащихся, контрагентов, обучающих курсов, документов об обучении и др.
— руководитель учреждения получил возможность оперативно получать все необходимые данные по текущей деятельности, строить сложные срезы, получать необходимые отчеты путем нажатия нескольких кнопок.

Цели проекта:

1. Увеличить производительность, точность и стабильность выполняемых операций;
2. Сократить время выполнения производственных задач;
3. Снизить вероятность механических ошибок;
4. Повысить качество оказываемых услуг путем сокращения времени на обработку данных;
5. Систематизировать данные в программе для получения оперативных отчётов.

Ситуация до старта проекта:

1. Объемные и сложные процессы в организации, которые не были автоматизированы. Например, составление сводной годовой отчетности по центру и его филиалам в разрезе видов обучения. До внедрения УУЦ отчет составлялся вручную, отбирались все бумажные заявки, просчитывалось количество обученных и вносилось в форму отчета в эксель, все это занимало порядка двух недель.
2. Одновременное выполнение одинаковых действий несколькими сотрудниками, которое приводит к задвоению информации. Например, создание справочника «Сотрудники» и всех данных по нему в программе по з/п и ручное дублирование этих данных для целей учебного центра.
3. Сложность в быстром выполнении поставленных вышестоящим руководством задач из-за отсутствия систематизации базы данных. Например, внепланово Министерство ЖКХ могло запросить данные за последние 5 лет по количеству обученных на курсе по теме «Коррупция», приходилось анализировать все списки учащихся на бумажных носителях, производить расчет вручную.
4. Рутинные процессы, которые отнимают много времени, часто повторяются и при этом не приводят к эффективности деятельности организации. Например, процесс создания документов об обучении, раньше необходимо было создавать на каждого слушателя отдельный файл, заполнять в нем данные о курсе, слушателе, темах обучения.

Решение проекта:

— Изучен бизнес-процесс Заказчика;
— Собраны основные требования;
— Проанализированы проблемы;
— Найдены решения;
— Составлено техническое задание на разработку;
— Доработан необходимый функционал.

Программные продукты Заказчика:

— ИС: Автоматизация бизнеса 8;
— ИС: Управление учебным центром 8;
— ИС: Автоматизация бизнеса 8. Зарплата;
— ИС: Автоматизация бизнеса 8. Кадры;
— ИС: Автоматизация бизнеса 8. Модуль интеграции с порталом ФСЗН.

Особенности и уникальность проекта:

1. Необходимость полной адаптации Российского программного продукта под законодательство Республики Беларусь;
2. Комплексная автоматизация Заказчика. Интеграция всех программных продуктов между собой. Одновременный запуск внедрения всех программных продуктов;
3. Унификация программного продукта под потребности аналогичных учебных центров, но с учетом специфики и принадлежности к различным Министерствам.

Результаты проекта:

Был проведен комплексный бизнес-анализ с написанием Технического задания, по результатам которого была смоделирована схема процессов и разработан необходимый функционал:
— справочники: «Электронная библиотека», «Программы обучения и дисциплины», «Договоры с преподавателями»;
— сервисы: «Загрузка оплат из 1С.Бухгалтерия», «Календарь», «Оповещения»;
— отчёты: «План-график на год/месяц», «Свод по обученным»;
— печатные формы: «Приглашение на обучение», «Договор со слушателем», «Приказ о зачислении на обучение», «Приказ о прохождении производственного обучения и производственной практики», «Направление на практику», «Приказ об отчислении досрочно», «Приказ об отчислении», «Свидетельство о повышении квалификации», «Свидетельство о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии», «Справка об обучении», «Анкета слушателя»;
— документы: «Предварительный план-график на год», «Акт об оказании услуг с преподавателями», «Заявка на курс», «Постановка задач», «Чек-лист», «Журнал(специалисты)».