В процессе переговоров с клиентами встречаю много историй, в которых бизнес закупил программные продукты 1С, но так и не достиг желаемого результата автоматизации.
Несмотря на вложенные средства, внедрение затягивается на месяцы или даже годы, а иногда проект автоматизации останавливается уже на старте.
На основе опыта работы с компаниями из разных отраслей я выделила 5 основных причин, почему автоматизация бизнес-процессов компании не дают ожидаемого результата.
Эта статья будет полезна владельцем бизнеса и руководителям, которые хотят сделать работу компании оперативнее, комфортнее и современнее с помощью автоматизации, но подойти к этому правильно и избежать распространённых ошибок.
Сравнение подходов к автоматизации: без подготовки и грамотная автоматизация:
| Критерий | Без подготовки | Грамотная автоматизация |
|---|---|---|
| Срок внедрения | 6–12 месяцев | 2–4 месяца |
| Бюджет | Непредсказуемый | Контролируемый |
| Ошибки | Частые | Минимальные |
| Удовлетворенность сотрудников | Низкая | Высокая |
| Результат | Частично или отсутствует | Полная автоматизация |
Причина №1: Отказ или не желание составлять предварительный план автоматизации.
Каждый бизнес требует индивидуальных решений, а любой технологический процесс — технического задания. Ошибка полагать, что специалисты 1С могут определить все потребности клиента по названию компании. В действительности, только совместными усилиями с клиентом мы можем достичь желаемого результата. На основании готовых кейсов внедрения мы готовим персональный план и только после этого приступаем к работе.
Отсутствие плана может привести к хаосу и неэффективности. Непродуманные шаги увеличивают риск ошибок и затягивают процесс автоматизации.
Решение
Проведение внутреннего анализа или обращение к внешней помощи для проведения анализа бизнес-процессов, который учитывает специфику бизнеса. Это необходимо, чтобы спланировать план автоматизации от выбора программного продукта до результата, который должен достигнуть бизнес в результате автоматизации. В компании «Интеллектуальные системы» вы можете заказать услугу бизнес-анализа у лучших специалистов в сфере и получить подробный и понятный план для успешной автоматизации.
Причина №2: Покупка программных продуктов интуитивно, без изучения функционала
Многие компании приобретают программы интуитивно или по совету знакомых. Последствия такого подхода: несоответствие функциональных возможностей бизнес-процессам и задачам компании. Это касается и покупки программ по рекомендации «друга». То, что подходит другим, не всегда подойдет вашему бизнесу.
Решение
Перед покупкой программного продукта обязательно заказывайте демонстрации программных продуктов, внимательно изучайте возможности функционала и возможности их доработок и адаптации. Демонстрация продуктов в компании «Интеллектуальные системы» осуществляется бесплатно и помогает сэкономить большие деньги, которые бизнес платит за ошибки.
Причины №3: Выбор программного продукта без участия главного бухгалтера (или иного ответственного лица за участок, который планируют автоматизировать)
Главный бухгалтер играет ключевую роль в выборе программного обеспечения. Его мнение важно для обеспечения функциональности и соответствия требованиям учёта. Поскольку именно он отвечает за:
- бухгалтерский учёт;
- налоговую отчётность;
- корректность финансовых данных.
Решение
При проведении анализа и составлении плана автоматизации, при изучении продуктов и их демонстрации, необходимо активное участие сотрудников, которые дальше будут работать с программными продуктами. Их экспертность поможет увидеть картину детальнее.
Причина №4: Отказ от обучения пользователей работе в программном продукте.
Программы 1С от компании «Интеллектуальные Системы» имеют широкий функционал и большое количество возможностей. Если сотрудники не проходят обучение, они используют лишь небольшую часть возможностей системы, что значительно снижает эффективность автоматизации. Кроме того, отсутствие обучения часто приводит к:
- ошибкам в работе;
- неправильному вводу данных;
- снижению производительности сотрудников.
Решение
Используйте процессы внедрения и сопровождения как возможность получить максимум знаний. Задавайте вопросы, запрашивайте инструкции и приобретайте видеокурсы по программам. Инвестиции в обучение окупаются за счёт повышения производительности ваших сотрудников.
Причина №5: Покупка программы по самой низкой цене
Слишком низкая цена чаще всего является признаком низкого качества или отсутствия необходимого функционала. Важно оценивать не только стоимость, но и функционал, поддержку и обновления. В результате первоначальная экономия может привести к значительным затратам в будущем.
Решение
При выборе программы спрашивайте не только про ее стоимость, но и про дальнейшие затраты, которые потребуются для его внедрения, поддержки и адаптации. Уточните, какой функционал входит в стоимость программного продукта, чтобы исключить дополнительные затраты в процессе дальнейшей работы с ним.
Чек-лист: для выбора программного продукта:
- стоимость лицензии;
- расходы на внедрение;
- стоимость сопровождения;
- обновления программы;
- возможности адаптации под бизнес.
Такой подход позволяет реально оценить бюджет автоматизации и избежать неожиданных расходов.
Причины провала автоматизации и решения:
| Проблема | Как проявляется | Последствия | Решение |
|---|---|---|---|
| Нет плана автоматизации | Хаотичное внедрение | Затягивание сроков, перерасход бюджета | Провести бизнес-анализ и составить ТЗ |
| Неправильный выбор 1С | Не хватает функций | Дополнительные доработки | Демонстрация и сравнение решений |
| Нет участия сотрудников | Программа неудобна | Сопротивление внедрению | Вовлечение ключевых специалистов |
| Нет обучения | Ошибки в работе | Снижение эффективности | Обучение и инструкции |
| Выбор по цене | Скрытые расходы | Переплата в будущем | Оценка полной стоимости |
Автоматизация бизнеса — это мощный инструмент повышения эффективности компании. Но чтобы внедрение 1С действительно принесло результат, важно:
- проводить анализ бизнес-процессов;
- выбирать программу на основе задач компании;
- привлекать ключевых сотрудников к выбору системы;
- обучать пользователей;
- оценивать не только цену, но и функционал ПО.
Для того, чтобы быть эффективными, важно автоматизировать процессы бизнеса. И делать это нужно правильно, учитывая не только возможности, но и риски. Успешной автоматизации!
