Вы вышли на новую работу, а кадровый учёт ведётся в программе 1С — 1С: Зарплата и Управление персоналом или 1С:Кадры

И сразу возникает много вопросов:

где посмотреть список сотрудников;
как сформировать отчёты;
как проверить сроки контрактов;
как оформлять приказы и отпуска и другие.

Такая ситуация знакома многим специалистам по кадрам. Особенно если:

раньше не работали в 1С: ЗУП или 1С: Кадры;
на предыдущем месте работали в 1С, но она отличалась от той, что на новом месте.

В статье делимся простым алгоритмом из 4 шагов, который поможет кадровику уверенно работать с любой программой 1С для кадрового учёта – 1С Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП), 1С Кадры, 1С Зарплата и кадры и т.п.

Шаг 1. Настройте основные кадровые отчёты в 1С: ЗУП или 1С: Кадры

Первое, что стоит сделать кадровику на новом месте — позвонить в техподдержку 1С и просите показать, как сформировать в программе отчёты – список работников, стаж, сроки контрактов.

Специалист по 1С покажет, где находятся такие отчеты и как ими пользоваться
Со специалистом по 1С вы также проверите, все ли данные по сотрудникам есть в программе. Например, сроки контрактов не вносились, и в отчёте их не будет. Или наименования должностей в программе заполнены неверно.
Специалист по 1С покажет, как довнести необходимую кадровую информацию в 1С (сроки окончания контрактов), как исправить неверные наименования должностей и профессий в справочниках 1С.

Результат

После этого шага вы сможете формировать в программе 1С: ЗУП или 1С: Кадры важные кадровые отчёты:

сколько всего работает на дату по всей компании и по каждому подразделению;
какой стаж работы у сотрудников (если ведете учёт стажа);
когда заканчиваются контракты у работников (к тому же с помощью 1С вы сможете их своевременно уведомлять об окончании контрактов)
и многие другие – всё, что попросите у специалиста по сопровождению 1С.

Шаг 2. Освойте учёт отпусков в 1С: ЗУП или 1С: Кадры

Следующий важный блок — учёт отпусков сотрудников. Звоните в техподдержку своей 1С и просите показать, как работать в программе с отпусками – отпуска работники берут часто, а по трудовым отпускам нужно также учитывать, кто сколько дней брал и какой есть остаток отпуска у работника.

Результат

После настройки вы сможете в программе 1С: ЗУП или 1С: Кадры оформлять всё по трудовым и социальным отпускам:

посмотреть остатки трудового отпуска за каждый рабочий год;
составить график трудовых отпусков в 1С, причем заполнить его автоматически остатками отпусков и рабочими годами работников;
распечатать приказы о предоставлении трудовых и социальных отпусков, о сдвиге рабочего года;
автоматически сдвигать рабочий год.

Большинство программ 1С умеют автоматически рассчитывать остатки отпусков, что значительно упрощает работу кадровика и снижает риск ошибок.

Шаг 3. Разберитесь с кадровыми приказами в 1С: ЗУП или 1С: Кадры

Следующий шаг — разобраться, как оформлять приказы в программе 1С. Попросите специалиста по 1С показать всё по кадровым приказам в 1С – ведь приказы по кадрам издаются не только о предоставлении отпусков.

Результат

После этого вы сможете полноценно работать с приказами по личному составу в программе 1С: ЗУП или 1С: Кадры:

создать любой приказ по личному составу (в том числе и сложный, когда в одном приказе одновременно разные виды кадровых действий: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.п.);
настроить свои тексты в приказах по личному составу;
вести электронный журнал регистрации приказов в программе 1С.

Шаг 4. Пройдите видеокурсы по работе в 1С: Кадры для кадровиков

Если вы хотите быстро освоить кадровый учёт в 1С, полезно пройти специализированные видеокурсы.

Даже опытные кадровики часто сталкиваются с тем, что в каждой компании программа 1С настроена по-своему. Поэтому обучение помогает быстрее разобраться: